Đối với các chủ doanh nghiệp thương mại điện tử, hoàn tất đơn hàng là một phần quan trọng trong hoạt động vận hành.
Và khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc tự xử lý các đơn hàng của khách hàng có thể trở nên không khả thi do không gian lưu trữ hạn chế hoặc nhu cầu về thời gian vận chuyển nhanh hơn — đặc biệt là khi hai phần ba người mua hàng trên khắp thế giới mong muốn nhận được hàng trong vòng 24 giờ.
Nếu bạn đang cân nhắc việc áp dụng nhà cung cấp 3PL vào hoạt động vận hành của mình, rất có thể bạn đang đánh giá những ưu điểm và nhược điểm của nó.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn quyết định bằng cách giải thích mọi thứ bạn cần biết về 3PL.
Chúng tôi sẽ định nghĩa 3PL là gì, thảo luận về lợi ích của việc hợp tác với đối tác 3PL và hướng dẫn bạn những lưu ý hàng đầu khi chọn nhà cung cấp.
3PL là gì?
Hậu cần bên thứ ba (3PL), còn được gọi là đối tác 3PL, là việc thuê ngoài các hoạt động hậu cần thương mại điện tử, chẳng hạn như vận tải, kho bãi, đóng bộ (kitting), quản lý hàng tồn kho, đóng gói và thông quan cho một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài.
Tận dụng nhà cung cấp 3PL mang lại nhiều lợi ích, từ việc cung cấp các dịch vụ công nghệ và tiết kiệm chi phí đến việc tăng cường hiệu quả trong một thị trường đầy cạnh tranh.
3PL so với 4PL
Một nhà cung cấp 3PL xử lý các dịch vụ hậu cần cụ thể, chẳng hạn như lưu kho, vận chuyển và hoàn tất đơn hàng. Họ là đối tác bên ngoài quản lý các hoạt động hậu cần hàng ngày, nhưng khách hàng vẫn duy trì quyền kiểm soát đối với các khía cạnh của chuỗi cung ứng.
Mặt khác, các nhà cung cấp 4PL (còn được gọi là nhà cung cấp hậu cần chính) tiến xa hơn một bước trong việc thuê ngoài hậu cần bằng cách quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng của khách hàng.
Họ đóng vai trò là đầu mối liên lạc tập trung để hỗ trợ vận hành và giao tiếp với các nhà cung cấp khác, tối ưu hóa hậu cần cho các đơn vị kinh doanh bằng cách xử lý các hoạt động chiến lược của họ.
Một đơn vị 4PL giám sát mối quan hệ với các nhà cung cấp 3PL khác nhau và quản lý các công nghệ vận tải, hàng tồn kho và kho bãi.
Khi cộng tác với đối tác 4PL, bạn không cần phải quản lý nhiều mối quan hệ với nhà cung cấp hoặc đưa ra các quyết định chung liên quan đến hậu cần.
Một điểm khác biệt chính khác giữa 3PL và 4PL:
Các nhà cung cấp 3PL thường sở hữu các tài sản họ cần cho các dịch vụ hậu cần, chẳng hạn như kho bãi và đội xe. Ngược lại, các đơn vị 4PL thường không sở hữu tài sản vật chất. Thay vào đó, họ cung cấp chuyên môn hậu cần và hệ thống CNTT, như phần mềm hoàn tất đơn hàng.
Quy trình hoàn tất đơn hàng của 3PL
Quy trình hoàn tất đơn hàng đóng vai trò then chốt trong quản lý chuỗi cung ứng, tuân theo một số bước phù hợp với các quy trình chuỗi cung ứng tiêu chuẩn.
Cho dù bạn xử lý hậu cần nội bộ hay với sự trợ giúp của 3PL hoặc 4PL, các bước này đảm bảo việc hoàn thành đơn hàng thành công.
1. Nhập hàng
Bước đầu tiên trong quy trình hoàn tất đơn hàng là nhập hàng. Nhập hàng là quá trình tiếp nhận, dỡ hàng và lưu trữ hàng tồn kho trong kho hoặc trung tâm hoàn tất đơn hàng.
Mặc dù tất cả các loại hình 3PL đều tuân theo bước tiêu chuẩn này, mỗi đơn vị có thể sử dụng một phương pháp hơi khác nhau để nhập hàng tồn kho của họ.
Ví dụ, một số đơn vị 3PL có thể sử dụng hệ thống tự động để quét và phân loại hàng tồn kho khi hàng đến, trong khi những đơn vị khác kiểm tra và ghi chép các mặt hàng một cách thủ công để đảm bảo tính chính xác trước khi lưu kho.
2. Lưu kho
Sau khi sản phẩm đến trung tâm hoàn tất đơn hàng, nhân viên sẽ sắp xếp và lưu trữ chúng. Mỗi SKU được chỉ định một vị trí cụ thể trong kho 3PL, được theo dõi bằng số kệ, thùng hoặc số pallet.
Các đơn vị 3PL khác nhau về khả năng lưu trữ, và không phải tất cả đều có cùng loại hình hoặc không gian lưu trữ.
Quy trình hoàn tất đơn hàng phụ thuộc rất nhiều vào việc lưu kho, vì vậy việc chọn một đơn vị 3PL có đủ không gian để hỗ trợ tất cả các sản phẩm của bạn và có thể mở rộng theo sự phát triển của bạn là vô cùng quan trọng.
3. Lấy hàng (Picking)
Khi khách hàng đặt hàng, đối tác 3PL của bạn phải nhanh chóng xác định vị trí mặt hàng và chuẩn bị cho việc đóng gói và vận chuyển.
Điều này đòi hỏi đơn vị 3PL phải duy trì hồ sơ hàng tồn kho chính xác và xử lý hiệu quả các đơn đặt hàng của khách hàng để đẩy nhanh tốc độ giao hàng.
4. Đóng gói
Các sản phẩm khác nhau có nhu cầu đóng gói cụ thể để vận chuyển an toàn, và đơn vị 3PL của bạn phải được trang bị để xử lý các yêu cầu này.
Các vật liệu đóng gói phổ biến bao gồm giấy, băng keo, túi gửi thư bong bóng, vật liệu đệm lót và thùng carton. Với chuyên môn trong ngành, các đơn vị 3PL có thể xác định các phương pháp đóng gói tốt nhất để đảm bảo sản phẩm của bạn được vận chuyển đi một cách an toàn.
5. Vận chuyển
Đối tác 3PL quản lý việc vận chuyển hàng hóa của bạn đến khách hàng và có thể làm việc với các đơn vị vận chuyển khác nhau.
Một số đơn vị có thể chọn phương án ít tốn kém nhất, trong khi những đơn vị khác ưu tiên các đối tác vận chuyển cụ thể. Trước khi hợp tác với một đơn vị 3PL, hãy tìm hiểu quy trình vận chuyển và dịch vụ vận tải của họ.
Ngoài ra, hãy xem xét cách họ xử lý nhãn vận chuyển. Một số đơn vị 3PL in và mua nhãn cho bạn, trong khi những đơn vị khác chuyển chi phí này cho bạn.
6. Trả hàng
Hầu hết các đơn vị 3PL cung cấp dịch vụ xử lý trả hàng nếu khách hàng không hài lòng với đơn hàng của họ (ví dụ:
Hầu hết các đơn vị 3PL cung cấp dịch vụ xử lý trả hàng cho những khách hàng không hài lòng với đơn hàng của họ, chẳng hạn như sản phẩm bị hư hỏng. Họ sẽ xử lý hàng trả lại và nhập lại kho hoặc loại bỏ, tùy thuộc vào chính sách của bạn.
Ai cần kho bãi và đối tác 3PL?
Cho dù bạn điều hành một công ty khởi nghiệp hay một tập đoàn đa quốc gia, kho bãi và đối tác 3PL có thể tối ưu hóa nguồn lực và tăng hiệu quả của bạn.
Hãy cân nhắc một đối tác 3PL nếu bạn:
- Có không gian kho hạn chế
- Gặp khó khăn trong việc quản lý lượng khách hàng ngày càng tăng
- Đối mặt với số lượng khiếu nại của khách hàng ngày càng tăng
- Gặp phải sự chậm trễ trong quy trình hoàn tất đơn hàng
- Trải qua tình trạng thiếu hụt lao động
- Thực hiện các thay đổi vận hành, chẳng hạn như chuyển từ nhà sản xuất địa phương sang quốc tế
Lợi ích chính của việc cộng tác với các đối tác 3PL
Khi bạn giao việc đó cho các chuyên gia, bạn có thể tập trung vào các năng lực cốt lõi của mình và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.
- Tăng hiệu quả: Các đơn vị 3PL hợp lý hóa các hoạt động hậu cần, từ lưu kho đến vận chuyển, giúp tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng.
- Tiết kiệm chi phí: Hợp tác với một đơn vị 3PL có thể giảm chi phí vận hành bằng cách loại bỏ nhu cầu về cơ sở hạ tầng và nhân sự hậu cần nội bộ. Ví dụ, thay vì chuyển sang một kho hàng lớn hơn, doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng các cơ sở và nguồn lực hiện có của 3PL, giúp bạn tiết kiệm thêm chi phí đầu tư và quản lý bất động sản.
- Khả năng mở rộng và tính linh hoạt: Các đơn vị 3PL có thể dễ dàng điều chỉnh theo nhu cầu biến động và mở rộng quy mô vận hành, đáp ứng sự phát triển của doanh nghiệp mà không cần đầu tư thêm, chẳng hạn như
- Tận dụng kinh nghiệm của 3PL: Các đơn vị 3PL hiểu rõ ngành này như lòng bàn tay. Hãy sử dụng kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của họ để cải thiện các chiến lược và hoạt động hậu cần. Ví dụ, các đơn vị 3PL có thể cung cấp thông tin chi tiết về các phương thức định tuyến và vận chuyển hiệu quả nhất hoặc đề xuất công nghệ mới nhất để hợp lý hóa quy trình quản lý hàng tồn kho và hoàn tất đơn hàng.
Cách tìm đối tác 3PL tốt nhất
Dành thời gian nghiên cứu và đánh giá cẩn thận các đối tác tiềm năng có thể mang lại kết quả xứng đáng bằng cách cung cấp một chuỗi cung ứng hợp lý hơn, tăng doanh thu và khách hàng hài lòng hơn.
1. Nghiên cứu
Bắt đầu tìm kiếm bằng cách thu thập thông tin về các nhà cung cấp 3PL khác nhau. Xem xét các đánh giá, nghiên cứu điển hình và lời chứng thực để đánh giá độ tin cậy và hiệu suất của họ.
Cuối cùng, khi chọn đối tác 3PL, hãy đảm bảo họ cung cấp những điều sau:
- Kinh nghiệm làm việc với các công ty trong ngành của bạn
- Giá cả cạnh tranh
- Uy tín vững chắc
- Khả năng mở rộng để phát triển cùng doanh nghiệp của bạn
- Công nghệ tiên tiến, bao gồm các giải pháp tự động để quản lý kho và hoàn tất đơn hàng
- Tính linh hoạt để thích ứng nhanh chóng trong các giai đoạn nhu cầu theo mùa, chẳng hạn như Black Friday hoặc các ngày lễ
2. Đánh giá đối tác
Đánh giá các đối tác tiềm năng dựa trên kinh nghiệm, năng lực và sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn. Xem xét dịch vụ khách hàng, khả năng mở rộng và tính linh hoạt của họ trong việc xử lý các thách thức hậu cần.
Bạn cũng có thể hỏi xem họ có:
- Vận hành kho tự động không
- Cung cấp các giải pháp mô-đun và có thể mở rộng không
- Tận dụng các giải pháp lấy hàng và hệ thống quản lý kho (WMS) không
3. Đảm bảo nhà cung cấp 3PL đang sử dụng các giải pháp tự động của Modula
Để xác định xem nhà cung cấp 3PL có thể thúc đẩy hoạt động vận hành của bạn hay không, hãy hỏi xem họ có sử dụng các giải pháp tự động của Modula APAC hay không.
Tại Modula APAC, chúng tôi trang bị cho các nhà cung cấp 3PL công nghệ kho bãi hiện đại, chẳng hạn như phần mềm WMS, các mô-đun nâng hạ thẳng đứng như Modula LIFT NG, Modula NEXT, Modula SLIM, hệ thống carousel ngang và hệ thống lấy hàng tự động để tối đa hóa khả năng lưu trữ, tăng cường năng suất và giảm thiểu sai sót do con người.
Các giải pháp của chúng tôi cho phép các nhà cung cấp 3PL:
- Lưu trữ và sắp xếp các SKU một cách an toàn
- Tuân thủ các quy định về lưu trữ các mặt hàng nhạy cảm như hóa chất, điện tử, dược phẩm hoặc thực phẩm, sử dụng các ứng dụng đặc biệt như Kiểm soát khí hậu (Climate Control) và Phòng sạch (Clean Room)
- Giảm sự phụ thuộc vào lực lượng lao động con người, từ đó giảm thiểu hơn nữa sai sót do con người
- Cắt giảm chi phí thông qua việc nâng cao hiệu quả và năng suất
40 KPI kho hàng để theo dõi và đo lường hiệu suất
