Hệ thống Quản lý Kho hàng là gì? [Phân loại & Lợi ích]

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là một giải pháp giúp các công ty quản lý các hoạt động kho hàng hàng ngày. Đây là một thành phần quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng, cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực vào tất cả các giai đoạn tồn kho, từ quá trình vận chuyển đến lưu kho và xuất xưởng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến mọi thứ bạn cần hiểu về hệ thống quản lý kho hàng, bao gồm chức năng, các mô hình khác nhau, và giới thiệu các giải pháp tinh vi và sáng tạo của chúng tôi tại Modula APAC.

Quản lý Kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng là một thuật ngữ bao quát mô tả các hoạt động hàng ngày tại cơ sở, chẳng hạn như quản lý sơ đồ mặt bằng, hàng tồn kho, nhân lực, hoàn tất đơn hàng và điều phối vận chuyển.

Quản lý kho hàng hiệu quả giúp tăng năng suất và hiệu quả, đảm bảo việc hoàn tất đơn hàng nhanh chóng và chính xác.

Quản lý Kho hàng so với Quản lý Tồn kho

Quản lý kho hàng bao gồm việc giám sát các hoạt động kho hàng hàng ngày để đảm bảo giao sản phẩm cho khách hàng kịp thời, chính xác và tiết kiệm chi phí.

Ngược lại, quản lý tồn kho giám sát lượng hàng dự trữ tại nhiều kho hàng hoặc trong toàn bộ công ty. Nó tối ưu hóa việc xử lý vật liệu, hoặc sự di chuyển của hàng hóa từ điểm A đến điểm B, để tiết kiệm không gian và tiền bạc trong khi vẫn đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Hệ thống Quản lý Kho hàng (WMS) là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là một ứng dụng phần mềm tự động hóa các hoạt động kho hàng hàng ngày.

Với WMS, nhân viên của bạn có thể:

1. Xử lý và theo dõi các SKU riêng lẻ, hồ sơ sản phẩm, thẻ định danh duy nhất, chuyển kho và kiểm kê hàng tồn kho
2. Sắp xếp đơn hàng hiệu quả
3. Kiểm soát và giám sát việc sắp xếp và vận chuyển hàng hóa trong cơ sở của bạn
4. Thiết lập các mã định danh và nhãn đánh dấu vị trí
5. Quản trị và giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, xác định quyền kiểm soát truy cập và đặc quyền, đồng thời quan sát các hành động của người dùng
6. Cung cấp thông tin tức thời về nhân viên kho, chi phí nhân công, tỷ lệ phản hồi, khoảng cách năng suất và xu hướng lập kế hoạch
7. Theo dõi thời gian giao gói hàng và điểm đến để đảm bảo tính chính xác
8. Tự động tạo phiếu đóng gói, hóa đơn và gửi thông báo giao hàng
9. Giám sát chức năng hệ thống, phát hiện và xử lý sự cố, tạo báo cáo và thông báo, xem xét và đánh giá dữ liệu
10. Kết nối và trao đổi thông tin với các hệ thống và ứng dụng khác thông qua nhập dữ liệu hoặc chuyển tệp

Hệ thống Quản lý Kho hàng Hoạt động Như thế nào?

Dưới đây là cách một WMS thường hoạt động:

1. Tối ưu hóa lịch trình: Hệ thống quản lý kho hàng phân tích các đơn hàng hiện có và sự sẵn sàng của nhân viên để lập kế hoạch chi phí ước tính hàng ngày và phối hợp với các nhà cung cấp vận tải. Điều này đảm bảo thời gian tối ưu cho việc nhận và vận chuyển đơn hàng.
2. Tổ chức kho hàng của bạn: WMS tận dụng kích thước kho hàng và chi tiết hàng tồn kho, chẳng hạn như kích thước pallet và sản phẩm, để tạo ra các thiết kế sơ đồ chiến lược nhằm mở rộng không gian lưu trữ.
3. Quản lý hàng tồn kho: WMS theo dõi chuyển động của hàng tồn kho bằng mã vạch, cảm biến và thẻ RFID. Nhân viên kho quét sản phẩm khi họ nhận, lưu kho, lấy hàng, đóng gói và vận chuyển đơn hàng. Điều này cập nhật mức tồn kho theo thời gian thực, giảm thiểu lãng phí và ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt.
4. Hoàn tất đơn hàng: WMS hỗ trợ hoàn tất đơn hàng nhanh chóng và chính xác bằng cách cung cấp cho các nhóm lấy hàng danh sách đóng gói chi tiết, có thể truy cập trên thiết bị di động, hiển thị chính xác vị trí mặt hàng.
5. Theo dõi hiệu suất hệ thống: WMS đảm bảo tuân thủ quy trình, giám sát các hoạt động để phát hiện sự cố và thu thập dữ liệu để đánh giá hiệu suất, xác định các điểm cần cải thiện, thiết lập mục tiêu và theo dõi tiến độ.

Các loại Hệ thống Quản lý Kho hàng

Có nhiều hệ thống quản lý kho hàng (WMS) khác nhau, mỗi loại được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của bạn, bao gồm:

1. Hệ thống Quản lý Kho hàng Tích hợp

Một WMS tích hợp thường đóng vai trò là một phần mở rộng của hệ thống ERP hiện tại của bạn — một phần mềm toàn diện hợp nhất các chức năng kinh doanh cốt lõi như tài chính, quan hệ khách hàng và quản lý dự án.

WMS tích hợp đồng bộ hóa với các quy trình kinh doanh khác, bao gồm lập hóa đơn, bán hàng và kế toán, mang lại cái nhìn thống nhất về các hoạt động của bạn.

2. WMS Độc lập

WMS độc lập quản lý các hoạt động kho hàng một cách riêng biệt như kiểm soát hàng tồn kho và tạo báo cáo. Nó thường có giá cả phải chăng hơn so với WMS tích hợp.

Nó cung cấp chức năng hạn chế cho các lĩnh vực kinh doanh khác như kế toán, xử lý đơn hàng và hậu cần ngược.

3. WMS Dựa trên Đám mây

Một máy chủ từ xa quản lý WMS dựa trên đám mây, cho phép truy cập từ mọi nơi, mọi lúc. Loại WMS này yêu cầu ít phần cứng tại chỗ và hỗ trợ IT hơn so với các giải pháp tại chỗ (on-premises).

Các hệ thống quản lý kho hàng dựa trên đám mây triển khai nhanh chóng và có khả năng tùy biến cao. Điều này cho phép các công ty điều chỉnh chúng theo nhu cầu cụ thể của mình.

Một nhà cung cấp bên thứ ba thường quản lý các WMS đám mây trên cơ sở đăng ký thuê bao, giúp giảm chi phí trả trước và đơn giản hóa nhu cầu bảo trì.

4. WMS Mô-đun Chuỗi Cung ứng

WMS mô-đun chuỗi cung ứng đảm bảo sự phối hợp liền mạch giữa các chức năng khác nhau ngoài việc lưu kho.

Nó quản lý tất cả các khía cạnh của chuỗi cung ứng, bao gồm quan hệ khách hàng và nhà cung cấp, tìm nguồn cung ứng, sản xuất và vận tải. Sự tích hợp này cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực, cải thiện việc ra quyết định và phân bổ nguồn lực.

Do đó, nhiều nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL) sử dụng nó cùng với các giải pháp WMS khác. Mặc dù việc thiết lập WMS Mô-đun Chuỗi Cung ứng có thể đòi hỏi một số nỗ lực tích hợp, nhưng nó mang lại lợi ích đáng kể trong việc tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng.

Lợi ích Chính của Hệ thống Quản lý Kho hàng

Đóng vai trò là xương sống cho kho hàng thương mại điện tử của bạn, WMS giúp giảm thiểu sự kém hiệu quả và hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh.

WMS có thể mang lại lợi ích cho các hoạt động kho hàng của bạn theo nhiều cách, bao gồm:

1. Nâng cao Độ chính xác của Hàng tồn kho

Một WMS được triển khai tốt cung cấp khả năng theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, đảm bảo số lượng tồn kho chính xác và giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng tồn kho.

Nhiều hệ thống thậm chí còn cho phép bạn thiết lập lời nhắc đặt hàng lại tự động khi các SKU đạt đến ngưỡng xác định trước, giúp hợp lý hóa việc bổ sung hàng.

Ngoài ra, các hệ thống quản lý kho hàng thường theo dõi lịch sử tồn kho và đơn hàng, cho phép bạn giám sát tốc độ luân chuyển SKU theo thời gian và đưa ra các dự báo nhu cầu chính xác hơn.

2. Cải thiện Hiệu quả Đơn hàng

WMS tích hợp với nền tảng thương mại điện tử của bạn, như Shopify hoặc Wix, để cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực. Điều này làm giảm rủi ro khách hàng đặt mua các mặt hàng đã hết hàng.

Với dữ liệu tồn kho chính xác, các đơn hàng di chuyển qua chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.

3. Tăng cường An ninh Hàng tồn kho

Nếu không có các giao thức an toàn thích hợp, tình trạng mất trộm trong kho có thể xảy ra — ngay cả trong các cơ sở như của Amazon.

Các hệ thống quản lý kho hàng tăng cường an ninh hàng tồn kho bằng cách cho phép kiểm soát truy cập, phân quyền nhân viên và theo dõi hoạt động của người dùng.

4. Củng cố việc Lấy hàng Chính xác

WMS cung cấp hướng dẫn lấy hàng chính xác đến các thiết bị cầm tay hoặc thiết bị đầu cuối di động, chi tiết hóa các lộ trình tối ưu, vị trí mặt hàng và số lượng để tăng độ chính xác và hiệu quả.

Một số hệ thống cũng tích hợp với công nghệ pick-to-light. Chúng sử dụng các tín hiệu hình ảnh để hướng dẫn người lấy hàng đến đúng mặt hàng và số lượng, giảm thiểu việc lấy nhầm hàng.

5. Cho phép Giao hàng Nhanh hơn

Với một WMS phù hợp giúp hợp lý hóa hậu cần hoàn tất đơn hàng, nhóm của bạn có thể tính toán thời gian vận chuyển ước tính và đánh giá tính khả thi của việc cung cấp thêm các tùy chọn giao hàng.

Ví dụ, nó có thể phân tích dữ liệu hậu cần để đánh giá xem việc giao hàng qua đêm hoặc trong ngày có thể thực hiện được hay không dựa trên vị trí tồn kho hiện tại và nguồn lực vận tải của bạn.

6. Giảm thiểu Chi phí

Mặc dù WMS có vẻ tốn kém ban đầu, nhưng nó mang lại sự tiết kiệm dài hạn bằng cách:

1. Giảm thiểu các lỗi thủ công, chẳng hạn như lấy nhầm hàng
2. Đẩy nhanh việc hoàn tất đơn hàng để tối đa hóa hiệu quả nhân công
3. Giảm thiểu thất thoát hàng tồn kho và tình trạng hết hàng nhờ khả năng hiển thị được cải thiện

Tăng cường Hoạt động của Bạn với Hệ thống Quản lý Kho hàng của Modula APAC

Tại Modula APAC, chúng tôi cung cấp các giải pháp lưu trữ tự động và hệ thống quản lý kho hàng giúp hợp lý hóa không gian kho, quy trình lấy hàng và quản lý tồn kho trong nhiều ngành công nghiệp.

WMS thông minh, toàn diện của chúng tôi hoạt động như một phần mềm độc lập cho các kho hàng thủ công và vận hành liền mạch với các hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (ASRS).

Với các tính năng tiên tiến và giao diện thân thiện với người dùng, nó dễ dàng tích hợp với hầu hết các hệ thống quản lý phân phối (DMS) và hệ thống lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP), đảm bảo các quy trình nhận, lấy hàng và lưu kho nhanh hơn và chính xác hơn.

Hãy liên hệ với chúng tôi để hiểu cách công nghệ của chúng tôi có thể mang lại lợi ích cho bạn và nhóm của bạn. Các chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng đưa ra các hướng dẫn và giải pháp tùy chỉnh để giải quyết các yêu cầu kho hàng độc đáo của bạn.